Politica de confidentialitate

1. Cine suntem

MedAsisto (denumit in continuare “MedAsisto”, “noi”) este un serviciu software (SaaS) pentru managementul cabinetelor medicale din Romania: programari, evidenta pacientilor, fise medicale si asistent cu inteligenta artificiala, integrat in aplicatie, pentru personalul medical.

Operator / furnizor al serviciului: [Denumire firma S.R.L., in curs de inregistrare], CUI [de completat], sediu social [de completat], inregistrata la Registrul Comertului sub nr. [de completat]. Pana la finalizarea inregistrarii firmei, serviciul este operat de persoana fizica [nume], email de contact: [de completat].

Roluri GDPR: fiecare cabinet medical care foloseste MedAsisto este operator de date (in sensul GDPR) pentru datele propriilor pacienti si angajati. MedAsisto actioneaza ca persoana imputernicita de operator (procesator) pentru aceste date. Conditiile acestei relatii sunt detaliate in Contractul de prelucrare a datelor (DPA).

2. Ce date colectam si de la cine

Nota: asistentul AI este folosit exclusiv de personalul medical, din interiorul aplicatiei, pentru a gestiona programarile prin limbaj natural. Pacientii nu au acces la aplicatie si nu comunica niciodata cu asistentul.

3. Scopul si temeiul legal al prelucrarii

• Executarea contractului (Art. 6 alin. 1 lit. b GDPR) — pentru datele de cont, administrarea programarilor si furnizarea serviciului catre cabinet
• Interes legitim (Art. 6 alin. 1 lit. f) — pentru jurnalul tehnic de audit (securitate, prevenirea fraudei, responsabilizare)
• Obligatie legala si scopuri de medicina preventiva/diagnostic (Art. 9 alin. 2 lit. h) — pentru datele medicale introduse de personalul medical, in cadrul relatiei cabinet-pacient. Cabinetul, ca operator, este responsabil sa stabileasca si sa comunice pacientilor sai temeiul legal exact aplicabil (de regula, actul medical propriu-zis si obligatiile legale de tinere a evidentei medicale)

MedAsisto nu stabileste temeiul legal pentru datele pacientilor — aceasta responsabilitate revine fiecarui cabinet, in calitate de operator.

4. Cui transmitem datele (sub-procesatori)

Datele sunt transmise, strict in scopul furnizarii serviciului, urmatorilor sub-procesatori:

• Supabase Inc. — gazduirea bazei de date si autentificare, in regiunea eu-central-1 (Frankfurt, Germania)
• Vercel Inc. — gazduirea aplicatiei web
• Anthropic PBC — interpretarea in limbaj natural a mesajelor scrise de personalul medical in asistentul din aplicatie
• Resend (Plus Five Five, Inc.) — trimiterea emailurilor legate de programarile online: catre pacient (confirmare, si apoi decizia cabinetului) si catre cabinet (instiintarea ca a intrat o cerere noua), din regiunea Irlanda (UE)

Ce ajunge concret la Anthropic: doar textul scris de personalul medical in asistent, schimbul recent de mesaje si lista numelor medicilor din cabinet. Baza de date a cabinetului nu este trimisa — raspunsul este compus de aplicatie, din datele proprii. Daca personalul scrie in mesaj numele, telefonul sau motivul prezentarii unui pacient, acele informatii ajung la Anthropic ca parte a textului, inclusiv atunci cand sunt date privind sanatatea (Art. 9 GDPR).

Doua garantii ale Anthropic, relevante tocmai pentru acest caz. Conform conditiilor lor comerciale, datele trimise prin API nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor. Iar conform documentatiei lor tehnice, continutul conversatiei — intrebarile trimise si raspunsurile primite — nu este pastrat implicit dupa ce raspunsul a fost returnat. Exceptie fac cateva modele care impun o retentie de 30 de zile; asistentul MedAsisto nu foloseste niciunul dintre ele.

Ce ajunge la Resend: numele pacientului, ziua si ora cerute, numele cabinetului si al medicului, si denumirea serviciului ales. In plus, adresa de email a pacientului atunci cand si-o completeaza singur (camp optional), si numarul lui de telefon in emailul trimis catre cabinet.

Emailurile pleaca in doua directii. Catre pacient — confirmarea primirii cererii, si apoi decizia cabinetului — doar daca si-a lasat adresa. Catre cabinet — instiintarea ca a intrat o cerere noua, catre administratorii cabinetului; aceasta pleaca intotdeauna, fiindca altfel o cerere ar putea ramane nevazuta. De retinut: daca un cabinet isi denumeste serviciile in mod specific, acea denumire poate dezvalui motivul vizitei, deci poate constitui data privind sanatatea (Art. 9 GDPR).

Unde sunt stocate datele pacientilor: baza de date si autentificarea ruleaza in regiunea eu-central-1 (Frankfurt, Germania), adica in interiorul Uniunii Europene. Fisele medicale, programarile si datele de contact ale pacientilor nu parasesc UE in functionarea normala a serviciului.

Vercel si Anthropic proceseaza date in Statele Unite ale Americii, ceea ce constituie un transfer international de date in afara Spatiului Economic European. Supabase (Frankfurt) si Resend (Irlanda) proceseaza in interiorul Uniunii Europene, dar ambele sunt companii americane, deci un acces administrativ din SUA asupra infrastructurii europene nu poate fi exclus, chiar daca datele sunt gazduite in UE. Toate aceste situatii sunt reglementate prin Clauze Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeana, incluse in contractele de prelucrare ale fiecarui furnizor. Detalii tehnice despre fiecare sub-procesator si garantiile aplicabile sunt disponibile la cerere.

Separat de acestia, pentru utilizatorii care activeaza notificarile pe telefon, notificarea este livrata prin serviciul de notificari al browserului sau al sistemului de operare (Google, Mozilla sau Apple, in functie de dispozitiv). Continutul notificarii este criptat pe server si poate fi citit doar de dispozitivul destinatar; el nu contine niciodata nume de pacienti, ci doar cate programari sunt a doua zi si ora primeia.

Nu vindem datele pacientilor si nu le folosim in scopuri de marketing catre terti.

5. Cat timp pastram datele

• Datele pacientilor, programarile si fisele medicale: cat timp cabinetul are un cont activ, sau pana la o cerere de stergere
• Conversatiile brute cu asistentul AI: maxim 90 de zile, sterse automat dupa aceea
• Abonamentele la notificari: cat timp notificarile sunt active pe dispozitiv — se sterg automat cand aplicatia este dezinstalata sau permisiunea este retrasa
• Jurnalul tehnic de audit: pastrat separat, pentru obligatii legale de responsabilizare (Art. 30 GDPR), pe durata existentei contului cabinetului
• Datele de cont, dupa incetarea abonamentului: sterse sau anonimizate intr-un termen rezonabil, conform Contractului de prelucrare a datelor

6. Drepturile tale

Conform GDPR (Art. 15-22), ai dreptul de a:

• Solicita acces la datele tale si o copie a lor, intr-un format structurat, uzual si citibil automat (portabilitate)
• Cere corectarea datelor incorecte sau incomplete
• Cere stergerea datelor tale (“dreptul de a fi uitat”)
• Cere restrictionarea prelucrarii, in anumite conditii
• Te opune prelucrarii bazate pe interes legitim
• Retrage orice consimtamant acordat anterior, fara a afecta legalitatea prelucrarii de dinainte de retragere
• Depune o plangere la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro

Pentru pacienti: aceste cereri se adreseaza direct cabinetului medical la care sunteti inregistrat, care este operatorul datelor voastre si singurul care va poate identifica si actiona cererea.

Pentru personalul cabinetelor: cererile privind datele proprii de cont se adreseaza administratorului cabinetului sau, daca acesta nu poate raspunde, administratorului platformei la [email de contact].

7. Securitatea datelor

• Conexiuni criptate (TLS) intre aplicatie, baza de date si toti furnizorii
• Control de acces la nivel de baza de date (Row Level Security) — fiecare cabinet vede exclusiv propriile date
• Jurnal de audit pentru toate actiunile semnificative asupra datelor
• Parole stocate criptat (hash), niciodata in text simplu
• Acces restrans la datele de la nivel de platforma, limitat la operatiuni tehnice necesare

8. Cookie-uri

Aplicatia foloseste doar cookie-uri/stocare locala strict necesare pentru functionare — in principal pentru mentinerea sesiunii de autentificare. Nu folosim in prezent cookie-uri de analiza (statistici) sau de marketing/publicitate, deci nu este necesar un banner de consimtamant pentru cookie-uri. Daca acest lucru se schimba, aceasta pagina va fi actualizata si va aparea un banner de consimtamant conform legii.

9. Modificari ale acestei politici

Aceasta politica poate fi actualizata periodic. Vom afisa data ultimei actualizari in partea de sus a paginii. Modificarile semnificative vor fi comunicate cabinetelor client prin email sau in aplicatie.

10. Contact

Pentru intrebari legate de aceasta politica sau exercitarea drepturilor tale: [email de contact, de completat dupa inregistrarea firmei].