Contract de prelucrare a datelor (Data Processing Agreement)

1. Obiectul si durata prelucrarii

Procesatorul prelucreaza date cu caracter personal in numele Operatorului exclusiv in scopul furnizarii serviciului MedAsisto (gestionarea programarilor, evidenta pacientilor, fise medicale, asistentul AI din aplicatie). Prelucrarea dureaza pe toata perioada in care Operatorul are un cont activ, plus perioada de pastrare/stergere descrisa la Sectiunea 8.

2. Natura si scopul prelucrarii

Stocare, organizare, consultare, modificare si stergere a datelor introduse de Operator in aplicatie, precum si transmiterea catre furnizorii tehnici enumerati la Sectiunea 6, strict pentru functionarea serviciului (ex. interpretarea in limbaj natural a mesajelor scrise de personalul Operatorului in asistentul din aplicatie).

3. Tipuri de date si categorii de persoane vizate

• Categorii de persoane vizate: pacientii Operatorului si personalul medical/administrativ al acestuia
• Categorii de date: date de identificare (nume, telefon, email, data nasterii), date privind programarile, si date privind sanatatea (motiv de prezentare, diagnostic, tratament, observatii clinice) — categorie speciala conform Art. 9 GDPR

4. Instructiunile Operatorului

Procesatorul prelucreaza datele exclusiv pe baza instructiunilor documentate ale Operatorului, transmise prin utilizarea normala a functionalitatilor Serviciului. Daca Procesatorul considera ca o instructiune incalca GDPR sau alta lege aplicabila, va informa Operatorul inainte de a o executa.

5. Obligatiile Procesatorului

• Sa asigure ca persoanele autorizate sa proceseze datele (personalul propriu) s-au angajat la confidentialitate
• Sa implementeze masuri tehnice si organizatorice adecvate (Art. 32 GDPR): criptare in tranzit, control de acces la nivel de baza de date (Row Level Security), jurnal de audit, parole stocate criptat
• Sa nu angajeze un alt sub-procesator fara o autorizare generala prealabila a Operatorului (acordata prin acceptarea acestui contract pentru lista de la Sectiunea 6), notificand Operatorul cu privire la orice schimbare intentionata, pentru a-i permite sa se opuna
• Sa asiste Operatorul, in masura rezonabila, in raspunsul la cererile persoanelor vizate (acces, rectificare, stergere, portabilitate)
• Sa asiste Operatorul in indeplinirea obligatiilor privind securitatea prelucrarii, notificarea incalcarilor de securitate si, daca este cazul, evaluarile de impact (DPIA)
• Sa notifice Operatorul, fara intarzieri nejustificate si in orice caz in maxim 48 de ore de la constatare, cu privire la orice incalcare a securitatii datelor, pentru a permite Operatorului sa respecte termenul de 72 de ore fata de ANSPDCP
• Sa puna la dispozitia Operatorului toate informatiile necesare pentru a demonstra respectarea acestor obligatii si sa permita audituri, cu un preaviz rezonabil
• La incetarea contractului, sa stearga sau sa returneze toate datele prelucrate, conform optiunii Operatorului, cu exceptia cazului in care legea impune pastrarea lor

6. Sub-procesatori autorizati

Operatorul autorizeaza in mod general urmatorii sub-procesatori, necesari functionarii Serviciului:

Catre Anthropic se transmite exclusiv textul scris de personalul Operatorului in asistent, schimbul recent de mesaje si lista numelor medicilor din cabinet. Baza de date nu este transmisa. Daca acel text contine date privind sanatatea unui pacient (ex. motivul prezentarii), ele sunt prelucrate de Anthropic ca parte a textului. Conform documentatiei Anthropic, acel continut nu este pastrat implicit dupa returnarea raspunsului, iar modelul folosit de Serviciu nu se numara printre cele care impun retentie.

Catre Resend se transmit numele pacientului, ziua si ora cerute, numele cabinetului si al medicului, si denumirea serviciului ales. Adresa de email a pacientului se transmite doar atunci cand si-o completeaza singur, camp optional pe pagina publica; numarul lui de telefon se transmite in emailul catre cabinet. Emailurile catre pacient depind de adresa lui; cel catre administratorii cabinetului pleaca intotdeauna, fiindca altfel o cerere ar putea ramane nevazuta.

Pentru utilizatorii care activeaza notificarile pe telefon, livrarea se face prin serviciul de notificari al browserului sau al sistemului de operare (Google, Mozilla sau Apple, dupa dispozitiv). Continutul este criptat pe server, lizibil doar pe dispozitivul destinatar, si nu contine date de pacienti — motiv pentru care acesti furnizori nu au acces la datele Operatorului.

Orice schimbare a acestei liste va fi comunicata Operatorului cu minim 15 zile inainte de intrarea in vigoare, pentru a-i permite sa se opuna motivat.

7. Transferuri internationale

Datele Operatorului sunt stocate in Uniunea Europeana. Baza de date si autentificarea ruleaza in regiunea eu-central-1 (Frankfurt, Germania), deci datele pacientilor — inclusiv datele privind sanatatea — nu parasesc UE in functionarea normala a Serviciului.

Vercel si Anthropic proceseaza date in Statele Unite ale Americii. Supabase (Frankfurt) si Resend (Irlanda) proceseaza in interiorul Uniunii Europene, dar ambele sunt companii americane, deci un acces administrativ din SUA asupra infrastructurii europene nu poate fi exclus. Aceste transferuri sunt reglementate prin Clauze Contractuale Standard (SCC) aprobate de Comisia Europeana, incluse in contractele de prelucrare ale fiecarui sub-procesator (si, pentru Regatul Unit, prin addendumul corespunzator aprobat de ICO).

8. Stergerea sau returnarea datelor

La incetarea relatiei contractuale dintre Operator si Procesator, Operatorul poate solicita un export complet al datelor sale (format structurat, disponibil si direct din aplicatie pentru fiecare pacient). In lipsa unei cereri contrare, datele vor fi sterse in termen de 30 de zile de la incetare, cu exceptia jurnalului de audit, pastrat separat pentru obligatii legale de responsabilizare.

9. Raspunderea

Fiecare parte raspunde pentru propriile incalcari ale GDPR, conform Art. 82 si 83. Operatorul raspunde pentru legalitatea instructiunilor date Procesatorului si pentru temeiul legal al datelor introduse. Procesatorul raspunde pentru respectarea acestui contract si a masurilor de securitate asumate.